Comment préparer votre organisme à but non lucratif à faire du bénévolat ?

On ne recrute jamais d’employés rémunérés tant qu’on n’a pas d’emploi réel pour eux, de description de tâches, de supervision et de clarification des attentes à leur égard. Mais parfois, les organismes sans but lucratif commencent à recruter des bénévoles avant même que l’organisation soit prête.

Mauvaise décision. Même si un seul bénévole n’a qu’une expérience minable, cela pourrait nuire à vos efforts pendant des années. Mieux vaut mettre en place un plan de « ressources humaines » pour les bénévoles, semblable à celui que vous avez pour le personnel rémunéré. Avant de commencer à chercher des bénévoles, assurez-vous de suivre les étapes suivantes pour préparer votre organisme.

Comprenez la culture et l’environnement de travail de votre organisation

Chaque organisation à but non lucratif a une personnalité. Par exemple, votre organisation est-elle formelle dans la façon dont elle établit les limites et les chaînes de commandement ? Ou est-elle ouverte, amicale, créative et axée sur les valeurs ?

C’est peut-être chaotique et fluide. Les employés sont-ils sérieux ou détendus, humoristiques et amicaux, ou raides et froids ? La situation est-elle stable lorsque le personnel se sent en sécurité dans son emploi ou est-elle anxieuse et instable lorsque tout le monde s’inquiète pour son avenir ? Est-ce un endroit que vous recommanderiez à vos amis ou à votre famille comme étant un bon endroit pour travailler ou faire du bénévolat ?

Faites le jumelage entre la culture et le bénévolat

Nous espérons que votre organisation est agréable et amicale, mais avec des processus et des attentes clairement structurés. Dans tous les cas, la culture de votre organisme déterminera le type de bénévole que vous recruterez. Si votre bureau est hiérarchique, vous devriez trouver des personnes qui sont à l’aise de suivre les procédures et les politiques.

Si l’organisation ou l’esprit d’entreprise sont peu structurés ou peu structurés, vous devrez rechercher des personnes qui sont autonomes et qui aiment travailler avec moins de structure et de direction. Analysez votre milieu de travail avant de recruter des bénévoles, afin d’établir une meilleure correspondance entre les bénévoles et l’organisation.

Préparez votre organisation pour le bénévolat

La haute direction appuie-t-elle le travail bénévole et apprécie-t-elle la valeur que les bénévoles peuvent apporter ? Le personnel est-il prêt et disposé à participer aux entrevues, à l’orientation, à la formation et à la supervision des bénévoles ? Votre conseil d’administration valorise-t-il les bénévoles ?

Avez-vous réfléchi au genre de travail que vous pouvez donner aux bénévoles ? Existe-t-il des descriptions de poste pour les bénévoles ? Avez-vous préparé du matériel de recrutement comme des brochures, des dépliants et un guide du bénévole ? Y a-t-il un endroit où les bénévoles peuvent travailler, avec les fournitures nécessaires et l’équipement disponible ? Y a-t-il des politiques, des procédures et des systèmes de tenue de dossiers en place ?

Déterminez et résolvez les questions juridiques

Avez-vous repéré des problèmes juridiques et de responsabilité au sujet de l’engagement bénévole ? Existe-t-il des systèmes de vérification des antécédents et d’évaluation du rendement des bénévoles pour mesurer les résultats auxquels vous vous attendez ? Votre assurance est-elle à jour et protège-t-elle les bénévoles et l’organisme ?

Formez et préparez votre personnel

Votre équipe est-elle prête à répondre lorsque des bénévoles potentiels communiqueront avec vous ? Peuvent-ils parler en connaissance de cause et avec enthousiasme de la mission et du travail de l’organisation ? Votre site Web contient-il des renseignements sur la façon de faire du bénévolat, qui contacter et des photos des bénévoles ?

Même lorsqu’aucun recrutement spécifique n’a été effectué, votre organisme peut entendre parler de bénévoles potentiels. Assurez-vous que toutes les personnes du bureau qui reçoivent des appels de personnes manifestant un intérêt pour le bénévolat savent qui est responsable de la gestion des bénévoles et sont prêtes à transférer l’appel ou à transmettre le message.

Ne demandez jamais à un volontaire de rappeler ! La façon la plus rapide de rater un grand bénévole est de le laisser en suspens. Un bénévole ne fera probablement pas une deuxième tentative pour vous joindre. Il passera à l’organisme sans but lucratif suivant sur sa liste.

Sensibilisez le personnel au recrutement de bénévoles

De nombreux employés de votre organisme voient des bénévoles potentiels tous les jours. Connaissent-ils l’éventail des services offerts par votre organisme et savent-ils où diriger les personnes qui manifestent de l’intérêt à faire du bénévolat ? Les membres de votre personnel sont-ils les ambassadeurs de votre organisation ? Si vous voulez attirer de jeunes bénévoles, comme des adolescents, utilisez ceux que vous devez faire pour rejoindre leurs pairs.

Une fois que vous comprenez votre culture organisationnelle et que tous vos systèmes sont en place, il est temps de mettre en œuvre vos plans de recrutement.