Établissement d’un budget des frais de vente et d’administration

Le budget des frais de vente et d’administration fait partie intégrante du compte de résultat pro forma ou budgété d’une entreprise. Cette partie du budget comprend les dépenses d’exploitation prévues de l’entreprise, à l’exclusion de ses coûts directs de fabrication. Les coûts de fabrication de l’entreprise se classent comme « Coût des ventes » et ont leur propre catégorie dans le compte de résultat budgété.

Les frais de vente et d’administration englobent les frais de vente généraux et administratifs, y compris les dépenses liées à l’exploitation globale de l’entreprise, comme les frais de bureau, le loyer, les fournitures de bureau et les autres frais généraux.

Le compte de résultat du budget de base d’une société comprend ces charges ainsi que le produit des ventes, le coût des marchandises vendues et d’autres charges, telles que les intérêts et l’amortissement.

Les types de dépenses admissibles

Les frais de vente et d’administration figurent dans l’état des résultats d’une société, directement sous le coût des marchandises vendues. Les dépenses typiques de l’entreprise dans les domaines de la comptabilité, des affaires juridiques, des ventes, du marketing, des installations et d’autres activités de l’entreprise entrent dans cette catégorie. Ces coûts peuvent être fixes ou variables ; par exemple, les commissions de vente sont des frais de vente variables qui dépendent du niveau des ventes que le personnel de vente réalise.

Toutefois, la force de vente perçoit également un salaire de base fixe, qui reste le même, quelle que soit l’évolution du chiffre d’affaires. Le loyer de l’immeuble de bureaux ou de l’entrepôt est une dépense administrative fixe, tandis que le coût des fournitures de bureau et les frais des services publics sont considérés comme des dépenses administratives variables.

Pour les postes de dépenses qui demeurent inchangés au fil du temps, l’établissement du budget nécessite simplement de déterminer le montant annuel. Ce dernier se calcule par rapport à l’année précédente et se rajuste en fonction des changements prévus, puis se divise en trimestres ou en mois afin de préparer le nouveau budget.

Lorsque vous établissez un budget pour les dépenses variables, il est important d’utiliser un processus qui tient compte des coûts qui pourraient augmenter ou diminuer selon le niveau des ventes au cours d’une période donnée.

Par exemple, les frais de commission de vente varient chaque mois en fonction du nombre d’unités vendues.

L’entreprise peut aussi avoir plus de vendeurs et vendre plus d’unités au cours d’une saison donnée. Les frais de déplacement, de publicité et de marketing des employés peuvent également varier d’un mois à l’autre en raison du caractère saisonnier, du lancement de nouveaux produits, de l’augmentation des déplacements des employés et d’autres événements.

Le processus de préparation du budget

Pour préparer un budget, une entreprise doit d’abord décider de l’unité de temps à utiliser. Un budget calculé sur une base mensuelle comporte habituellement un bon niveau de détail, tandis que certaines entreprises préfèrent un budget trimestriel de base plus élevé. Étant donné que certaines dépenses de l’entreprise varient en fonction des ventes, le nombre prévu d’unités à vendre devient le point de départ du budget. Les analystes recueillent de l’information pour estimer les coûts variables approximatifs par unité vendue et s’en servent pour calculer les dépenses mensuelles pour le budget des coûts variables. Pour les dépenses fixes, les coûts s’inscrivent au budget par mois sans variation.