Guide de planification de conférence, les étapes de la préparation

La planification d’une conférence exige un ensemble de compétences qui inclut des compétences organisationnelles incroyables, la capacité de faire plusieurs tâches à la fois, l’énergie, la créativité, le sens des affaires, les relations interpersonnelles et le souci du détail. Il faut aussi un guide complet de planification de la conférence qui vous permettra non seulement de respecter l’horaire, mais aussi de vous assurer que vous n’avez pas oublié quelque chose en cours de route, ce qui est très important.

La planification d’une conférence est différente des autres types de planification d’événements et comprend des étapes supplémentaires. Les conférences sont généralement des événements de grande envergure dont la planification prend généralement un an ou plus. Votre liste de choses à faire peut inclure le choix d’un lieu, la réservation de chambres d’hôtel, la mise en place d’une inscription en ligne, la réservation de conférenciers, l’organisation de suites d’accueil, l’accueil d’une salle d’exposition, la planification de réunions, la manipulation de nourriture et de boissons et plus. La préparation d’un guide de planification de conférence bien organisée qui décrit les étapes est un incontournable pour tout planificateur de conférence qui veut réussir.

Les étapes suivantes vous aideront à préparer un guide de planification de conférence qui servira de plan directeur pour la planification de toute conférence. Personnalisez et modifiez le guide en fonction de l’événement que vous planifiez et gardez-le à portée de main. Une fois préparé et utilisé correctement, il deviendra bientôt votre outil de planification de conférence le plus précieux.

Commencez par les bases de la planification d’une conférence

La première partie de votre guide de planification de conférence devrait inclure les éléments de base la concernant :

  • Date et heure de l’événement
  • Lieu de l’événement (si connu)
  • Objet de l’événement

Vous devez aussi inclure tout autre élément connu, comme d’autres dates ou le nombre de participants.

Quel est le plan ?

Avant de commencer à planifier les différents éléments d’une conférence, vous devez déterminer quels sont ces différents éléments et où ils s’intègrent dans le schéma général de votre événement. Sortez donc un stylo et un bloc-notes, ou asseyez-vous devant l’ordinateur et commencez à noter tout ce qui vous vient à l’esprit.

Ne vous gênez pas pour classer les choses par ordre d’importance ou par ordre chronologique. Cela viendra plus tard. À l’heure actuelle, vous serez essentiellement en train d’élaborer une version très longue, mais simple de votre liste de choses à faire, qui sera divisée en différents éléments autonomes qui seront traités individuellement pendant le processus de planification.

Cette section peut énumérer l’un ou l’autre des éléments suivants :

  • Choix du lieu
  • Sélection d’hôtels
  • Lieu de rencontre
  • Suites d’accueil
  • Salle et kiosques d’exposition de la conférence
  • Cérémonie d’ouverture
  • Inscription des conférenciers/exposants
  • Inscription des participants
  • Préparatifs de voyage
  • Badges de participant
  • Programme des manifestations
  • Aliments et boissons
  • Audiovisuel
  • Dotation sur place

Prenez un peu plus de temps pour compiler cette liste afin de ne rien oublier et ajoutez tout ce qui se présentera plus tard. Ne vous laissez pas submerger par les nombreux domaines de responsabilité énumérés. Le but est ici de penser à tout dès maintenant afin que vous puissiez planifier et gérer chaque élément efficacement.

Sélectionnez un lieu

Une fois que vous avez déterminé la date de la conférence et que vous avez compris la portée générale de l’événement, l’étape suivante consiste à choisir un lieu. Selon la taille de la conférence, vous pouvez choisir un seul lieu pour tous vos besoins de conférence, de la salle d’exposition aux salles de réunion, aux salles de banquet et aux chambres d’hôtel.

Si la conférence est trop grande pour un accueil à un seul endroit, cherchez un lieu à proximité d’un hôtel ou d’un service de traiteur extérieur afin que les participants à la conférence n’aient pas à se déplacer trop loin pour aller d’un événement à l’autre.

Pensez à l’inscription des participants

Comment les participants s’inscriront-ils à cette conférence ? Comment recevront-ils la confirmation de leur inscription ? Comment les badges nominatifs seront-ils générés et distribués lors de la conférence ? Votre guide de planification de la conférence comprendra des réponses à toutes ces questions et devrait être mis à jour une fois l’inscription à la conférence en cours.

Si l’on s’attend à ce qu’un événement attire de grandes foules, alors un système d’inscription en ligne à la conférence est la solution à adopter. Le système peut traiter les paiements, suivre les enregistrements et organiser d’autres informations pertinentes et aider à générer des rapports.

Exposants et salles d’exposition de la conférence

Les espaces d’exposition sont monnaie courante lors des conférences, ce qui permet aux commanditaires et aux vendeurs de louer un espace pour promouvoir leurs produits et services. C’est aussi l’occasion pour l’hôte de la conférence de générer des revenus si l’exposition est efficacement promue et bien reçue. Selon la taille de votre conférence, la gestion des exposants et de la salle d’exposition nécessitera du temps et des ressources supplémentaires, alors planifiez en conséquence.

Comme nous l’avons déjà mentionné, les systèmes d’inscription en ligne à la conférence sont le meilleur moyen de suivre les inscriptions ; si vous attendez un grand nombre d’exposants, songez à intégrer l’inscription des exposants à votre système d’inscription des participants. Les exposants auront également besoin de ce qui suit :

  • Badges d’exposant
  • Plan de la salle d’exposition de la conférence avec la liste des numéros de kiosque
  • Manuels de montage et de démontage des stands d’exposition
  • Contrats de stands d’exposition
  • Liste des fournisseurs sur place disponible pour aider à la location d’expositions et à la prestation de services.

En tant que planificateur de la conférence, vous aurez la responsabilité d’embaucher des agents de sécurité pour assurer la sécurité du matériel qui se trouve dans le hall d’exposition.

Planifiez les détails de la conférence

Certaines des responsabilités les plus importantes ayant été assumées, comme le choix du lieu de la conférence et l’inscription des participants, vous pouvez vous concentrer davantage sur la planification des détails de la conférence. Comme c’est le cas pour la planification d’un événement de toute nature, être organisé est tout aussi important que le souci du détail.

Il est maintenant temps de sortir cette longue liste de choses à faire que vous avez dressée au début du processus de planification de la conférence. Parcourez la liste et apportez les modifications ou les ajouts nécessaires pour tenir compte des tâches et des responsabilités les plus récentes. Ensuite, placez ces éléments dans l’ordre chronologique, en commençant par les éléments qui peuvent ou doivent être complétés longtemps à l’avance. Par exemple :

  • Réserver un bloc de chambres d’hôtel
  • Réserver un espace pour la salle d’exposition
  • Rechercher des systèmes d’inscription en ligne pour les conférences
  • Planifier un plan de marketing pour la conférence

Commencez par le début et partez de là pour chaque détail qui doit inclure un suivi pour vous assurer que les contrats sont signés et reçus. À l’approche de la date de la conférence, vos mesures de suivi comprendront des tâches à court terme telles que :

  • Sélectionner le schéma de couleurs et le décor
  • Faire des arrangements floraux
  • Choisir le menu
  • Organiser le transport à l’aéroport pour les conférenciers ou les VIP

Considérez votre guide de planification de conférence comme votre manuel pour tout ce qui se trouve dans votre planification, aussi petit soit-il. Ce guide deviendra rapidement un outil inestimable qui vous permettra non seulement de rester organisé et à l’heure, mais aussi d’apaiser les nerfs à l’approche du grand rendez-vous et de vous demander si vous avez oublié quelque chose.